Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników, zobowiązani są do tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Fundusz pozwala jednostkom na realizację działalności socjalnej, jednak w praktyce tworzenie funduszu i ewidencjonowanie środków na ZFŚS może wiązać się z wieloma niejasnościami.
Funkcjonowanie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
Działalność ZFŚS regulowana jest ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (u.f.ś.s.). Ustawa ta określa zasady tworzenia i gospodarowania środkami ZFŚS, które przeznaczane są na finansowanie działalności socjalnej organizowanej dla osób uprawnionych. Działalność ta obejmuje m.in.:
1. Usługi związane z różnymi formami wypoczynku,
2. Działalność kulturalno-oświatową,
3. Usługi sportowo-rekreacyjne,
4. Opiekę nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych oraz innych formach wychowania przedszkolnego,
5. Udzielanie pomocy materialnej, finansowej, rzeczowej oraz zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe.
Niedopuszczalne jest finansowanie ze środków ZFŚS wydatków, które nie spełniają przesłanek określonych w ustawie. Fundusz ten ma na celu udzielanie pomocy najbardziej potrzebującym pracownikom. Świadczenia i dopłaty przyznawane są w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
Nieprawidłowości w zakresie corocznego odpisu na ZFŚS
Nieprawidłowości w zakresie odpisów na ZFŚS często wiążą się z ich nieprawidłowym naliczaniem lub nieterminowym przekazywaniem. Zdarzają się również przypadki całkowitego nieprzekazywania odpisów na Fundusz.
Równowartość dokonanych odpisów powinna być przekazywana na rachunek bankowy Funduszu do 30 września, z tym że do 31 maja należy przekazać co najmniej 75% wartości odpisów (art. 6 ust. 2 u.f.ś.s.).
Odpis na ZFŚS w jednostkach oświatowych
W przypadku jednostek oświatowych obowiązują inne uregulowania. Przepisy Karty Nauczyciela regulują szczególny tryb naliczania odpisu. Stosownie do art. 53 ust. 1 k.n., dla nauczycieli odpis dokonuje się corocznie jako iloczyn planowanej, przeciętnej liczby nauczycieli zatrudnionych w danym roku oraz 110% kwoty bazowej (art. 30 ust. 3 k.n.). Na mocy art. 53 ust. 1a z odpisu na ZFŚS wypłaca się świadczenie urlopowe.
Ewidencja analityczna do konta 851
Zgodnie z załącznikiem nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. konto 851 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych powinno być prowadzone z ewidencją szczegółową.
Po stronie Wn tego konta księguje się wykorzystanie Funduszu, a po stronie Ma – przychody ZFŚS. Konto to może posiadać jedynie saldo Ma, wskazujące na niewykorzystane środki.
Opłaty za prowadzenie rachunku bankowego
Koszty prowadzenia rachunku bankowego Funduszu powinny być pokrywane ze środków działalności podstawowej jednostki, a nie ze środków ZFŚS.
Ewidencja pożyczek ze środków ZFŚS
Jedną z form pomocy oferowanej przez ZFŚS jest pożyczka na cele mieszkaniowe. Udzielenie i spłata pożyczek powinny być ewidencjonowane na koncie 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami. Konto to służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia, w tym pożyczek z ZFŚS.
Podsumowanie
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych stanowi ważne narzędzie pomocy socjalnej w jednostkach budżetowych. Właściwe zarządzanie środkami ZFŚS oraz ich ewidencjonowanie jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania funduszu i uniknięcia nieprawidłowości.
