Początek 2026 r. przynosi istotne zmiany dla przedsiębiorców i pracowników – zarówno
w obszarze księgowości i podatków (fakturowanie, ewidencje, limity), jak i kadr, płac oraz rozliczeń z ZUS. Część regulacji obowiązuje już od 1 stycznia 2026 r., a część wchodzi etapami
w trakcie roku, dlatego warto przygotować procesy i terminy z wyprzedzeniem. Poniżej zebraliśmy najważniejsze zmiany obowiązujące w 2026 r.
To zestawienie ma charakter przeglądowy – w 2026 r. wchodzi w życie znacznie więcej regulacji, dlatego skupiamy się na tych, które najczęściej wpływają na codzienne rozliczenia i organizację pracy w firmach.

Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja firma jest gotowa na zmiany, skontaktuj się z Optimum Tax – pomożemy uporządkować obowiązki, terminy i procesy, zanim staną się problemem w rozliczeniach.

Zmiany w księgowości i podatkach
w 2026 r.

W 2026 r. na pierwszy plan wychodzą zmiany „procesowe”: cyfryzacja fakturowania i raportowania oraz nowe zasady, które wymagają lepszego pilnowania danych, uprawnień
i terminów. Dla firm oznacza to mniej „papierologii”, ale też większe ryzyko przestojów, jeśli obieg dokumentów i odpowiedzialności nie są poukładane.

KSeF – obowiązkowe e-fakturowanie

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to państwowa platforma, przez którą firmy będą wystawiać
i odbierać tzw. faktury ustrukturyzowane.

Obowiązkowy KSeF został rozłożony na etapy w 2026 r.:

• od 1 lutego 2026 r. – dla firm, u których wartość sprzedaży (z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców,
• wyjątek dla najmniejszych: dla podmiotów do 10 tys. zł miesięcznie obowiązek ma wejść
  1 stycznia 2027 r.

Warto podkreślić: otrzymywanie faktur przez KSeF ma być obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. (poza ustawowymi wyjątkami).

Co to zmienia w praktyce w firmie?

• Zmienia się obieg dokumentów: faktury nie krążą już jako PDF-y w mailach – kluczowe jest, kto w firmie odbiera dokumenty z KSeF,
  kto je weryfikuje i kiedy trafiają do księgowości.
• Trzeba uporządkować dostęp i role: brak właściwych uprawnień może zablokować firmę operacyjnie (np. brak dostępu do faktur zakupowych albo problem z wystawianiem sprzedaży).
• Inaczej identyfikujesz fakturę: w uzgodnieniach i wyjaśnieniach coraz częściej podstawą jest numer KSeF (i potwierdzenie przyjęcia),
  a nie „załącznik z wiadomości”.
• Rośnie znaczenie jakości danych: faktura ustrukturyzowana wymaga poprawnych danych w systemie (kontrahenci, stawki, oznaczenia)
  i sprawnie działającego narzędzia/ERP zintegrowanego z KSeF.

JPK w podatkach dochodowych (PIT/CIT) – kolejny etap od 2026

Od 2026 r. zaczyna się kolejny etap cyfryzacji ksiąg na potrzeby PIT/CIT: część firm ma obowiązek prowadzić księgi/ewidencje wyłącznie przy użyciu programów komputerowych, a docelowo przekazywać je w ustrukturyzowanych plikach JPK. Kluczowe zmiany: 

• Jeśli rozliczasz PIT i wysyłasz JPK_V7M co miesiąc – od 1.01.2026 musisz prowadzić księgi/ewidencje (księgi rachunkowe / PKPiR / EWP) w programie, tak aby możliwe było raportowanie w odpowiednich strukturach (m.in. JPK_KR_PD, JPK_PKPIR, JPK_EWP
  oraz ewidencjach środków trwałych).
  
• W CIT (i u spółek niebędących osobami prawnymi) obowiązek jest etapowany – od 1.01.2026 obejmuje podatników CIT oraz spółki niebędące osobami prawnymi, a także podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe, którzy są obowiązani przesyłać JPK_V7M; kolejna grupa wchodzi od 1.01.2027 (w tym podmioty składające JPK_V7K).
  

To nie jest zmiana „na koniec roku”: warto już teraz dopilnować spójności danych (kontrahenci, klasyfikacje, środki trwałe) i sprawdzić, czy używany system realnie wspiera wymagane ewidencje.

VAT – wyższy limit zwolnienia podmiotowego od 1.01.2026

Od 1 stycznia 2026 r. wzrósł limit zwolnienia podmiotowego w VAT z 200 000 zł do 240 000 zł sprzedaży rocznie. 

Jak to wygląda w praktyce? 

• Część mikrofirm może dłużej pozostać poza VAT, co upraszcza rozliczenia (ale równocześnie oznacza brak odliczenia VAT).
• Kluczowe staje się monitorowanie obrotu – zwłaszcza gdy sprzedaż jest sezonowa i łatwo „przeskoczyć” limit pod koniec roku.
• Istotne są też przepisy przejściowe dla tych, którzy w 2025 r. przekroczyli 200 tys. zł, ale nie przekroczyli 240 tys. zł – w określonych przypadkach można korzystać ze zwolnienia od 1.01.2026. 

Zmiana limitów podatkowych dla samochodów osobowych (obniżenie dotychczasowego limitu 150 tys. zł dla większości samochodów spalinowych)

1 stycznia 2026 r. zmieniają się również zasady rozliczania kosztów podatkowych związanych z samochodami osobowymi. 

Dwa aktualnie obowiązujące limity (wynoszące 225 000 zł dla samochodów elektrycznych i wodorowych oraz 150 000 zł dla pozostałych samochodów osobowych) zastąpione zostaną przez trzy następujące:

• 225 000 zł dla samochodów elektrycznych i wodorowych;
• 150 000 zł dla samochodów, których emisja CO₂ wynosi mniej niż 50 g/km;
• 100 000 zł dla pojazdów z emisją CO₂ równą lub wyższą niż 50 g/km.

Powyższe oznacza, że od początku przyszłego roku zakup samochodu spalinowego z emisją CO₂ równą lub wyższą niż 50 g/km wiązać będzie się z możliwością zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów jedynie 100 000 zł wartości takiego pojazdu.

Dobra informacja jest jedynie taka, że zmiany nie dotkną składek na ubezpieczenia. Bez zmian pozostaje także możliwość rozliczania wydatków na paliwo i inne koszty używania pojazdu.

Kasowy PIT – wyższy limit od 1.01.2026

Kasowy PIT to metoda, w której podatek płacisz po otrzymaniu zapłaty (z ustawowym ograniczeniem czasowym). Od 1 stycznia 2026 r. rośnie limit przychodów uprawniający do wyboru tej metody: z 1 mln zł do 2 mln zł. 

Rozwiązanie jest szczególnie istotne przy zatorach płatniczych – podatek nie „wyprzedza” realnego wpływu pieniędzy. Wymaga jednak większej dyscypliny: trzeba dobrze prowadzić ewidencję wpływów i pilnować, kiedy powstaje obowiązek podatkowy (bo to nie jest już „automatycznie na dacie faktury”).

Kiedy warto rozważyć? Najczęściej wtedy, gdy firma ma długie terminy płatności, dużą sprzedaż na faktury i realnie odczuwa, że podatek pojawia się szybciej niż wpływy

Działalność nierejestrowana – limit liczony kwartalnie (od 1.01.2026)

Od 1 stycznia 2026 r. limit działalności nierejestrowanej jest liczony kwartalnie i wynosi 225% minimalnego wynagrodzenia w danym kwartale. 

To korzystne zwłaszcza przy nieregularnych przychodach (np. sezonowość) – nie „karze” jednego mocniejszego miesiąca tak jak limit miesięczny. Trzeba natomiast zmienić sposób kontroli: pilnujemy przychodów w ujęciu kwartału, najlepiej w prostej ewidencji (tabela/przychody dzienne lub tygodniowe + suma kwartalna).

e-Doręczenia – zmiana „operacyjna” dla firm i biura

Od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia stają się podstawowym kanałem elektronicznych doręczeń pism urzędowych (a ePUAP ma zastosowanie tylko w określonych przypadkach).

Co to zmienia w praktyce w firmie i we współpracy z biurem?

„Doręczenie” to start terminów (na odpowiedź, odwołanie, uzupełnienie) – największe ryzyko to nie błąd merytoryczny, tylko przeoczenie korespondencji. Warto ustalić,
kto w firmie codziennie monitoruje skrzynkę i jak szybko informacja trafia do księgowości/doradcy
Jeżeli obsługę spraw prowadzi biuro lub pełnomocnik, trzeba zadbać o jasne zasady: kto odbiera i archiwizuje pisma, kto podejmuje działania i gdzie są potwierdzenia doręczeń.

Zmiany w kadrach i płacach w 2026 r.

Zmiany kadrowo-płacowe na 2026 r. są „parametryczne”, ale ich skutki są bardzo praktyczne: wpływają na koszty zatrudnienia, poprawność list płac i rozliczeń ZUS, a także
na obowiązki dokumentacyjne wobec pracowników. Warto je wdrożyć w systemach i procedurach od razu, żeby uniknąć korekt.

Płaca minimalna i minimalna stawka godzinowa od 1.01.2026

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązują nowe stawki:

• minimalne wynagrodzenie: 4 806 zł brutto,
• minimalna stawka godzinowa: 31,40 zł brutto.

W praktyce trzeba zaktualizować stawki w umowach i w systemach kadrowo-płacowych oraz zweryfikować naliczenia tam, gdzie wynagrodzenie jest „blisko minimum” albo zależy
od godzin (np. przy niepełnych etatach, zmiennych grafikach i umowach cywilnoprawnych). Warto pamiętać, że płaca minimalna wpływa też na część pochodnych i limitów w rozliczeniach, więc aktualizacja nie powinna ograniczać się wyłącznie do samej kwoty w umowie.

Parametry ZUS 2026 – „30-krotność”

W 2026 r. roczne ograniczenie podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych („30-krotność”) wynosi 282 600 zł.

Co to oznacza dla pracodawcy?

Przy pracownikach z wyższymi wynagrodzeniami trzeba pilnować momentu przekroczenia limitu w trakcie roku, bo po jego osiągnięciu nie nalicza się składek emerytalnej
i rentowych od nadwyżki. To wpływa na koszty pracodawcy, kwoty potrąceń po stronie pracownika oraz wymaga poprawnego monitorowania w systemie płacowym (szczególnie,
gdy pracownik ma kilka tytułów do ubezpieczeń lub zmienia pracodawcę w trakcie roku).

Składki ZUS przedsiębiorców na 2026 (standardowa podstawa)

ZUS podał, że w 2026 r. prognozowane przeciętne wynagrodzenie wynosi 9 420 zł, a standardowa minimalna podstawa składek społecznych dla przedsiębiorców to 5 652 zł
(60% prognozowanego wynagrodzenia). 

Co to oznacza w praktyce? 

Dla JDG (i osób współpracujących) oznacza to wzrost stałych obciążeń ZUS w 2026 r., co warto uwzględnić w budżecie firmy i w kalkulacjach opłacalności (szczególnie przy przechodzeniu między ulgami, planowaniu wypłat z działalności, zmianie formy opodatkowania czy zatrudnianiu). Na poziomie biura rachunkowego kluczowe jest, aby parametry były poprawnie ustawione w rozliczeniach od stycznia i żeby klient wiedział, jak zmienia się jego „stały koszt” miesiąca.

Staż pracy liczony szerzej – nowe zasady + terminy stosowania

Od 2026 r. do stażu pracy można doliczać także okresy inne niż etat, m.in. okresy ubezpieczenia z tytułu umów cywilnoprawnych oraz prowadzenia działalności. Terminy stosowania są różne:

• od 1.01.2026 r. – sektor finansów publicznych,
• od 1.05.2026 r. – pozostali pracodawcy.

W praktyce oznacza to konieczność uporządkowania sposobu dokumentowania tych okresów (np. na podstawie danych/zaświadczeń) i aktualizacji stażu w kadrach tam,
gdzie wpływa on na uprawnienia pracownicze.

Początek roku to moment realnych zmian dla pracodawców i pracowników. Najważniejsze jest teraz przełożenie przepisów na praktykę: uporządkowanie odpowiedzialności, weryfikacja ustawień w systemach oraz dopilnowanie terminów. To właśnie te elementy najczęściej decydują o tym, czy wdrożenie przebiega sprawnie, czy kończy się korektami
i dodatkowymi kosztami.

W Optimum Tax monitorujemy te obszary na bieżąco i wspieramy firmy we wdrożeniu zmian w sposób uporządkowany i bezpieczny. Jeśli chcesz szybko sprawdzić, czy wszystko masz ustawione prawidłowo – skontaktuj się z nami.