Krajowy System e-Faktur (KSeF), czyli nowy sposób wystawiania i odbierania faktur przez system Ministerstwa Finansów, wchodzi etapami — pierwszy już od 1 lutego 2026 r. Dla wielu przedsiębiorców będzie to realna zmiana w codziennej pracy: inaczej będzie wyglądało przekazywanie faktur, obieg dokumentów i współpraca z księgowością.
W Optimum Tax na bieżąco wspieramy firmy w przygotowaniach do zmian, dlatego poniżej zebraliśmy najważniejsze informacje: czym jest system, od kiedy obejmie przedsiębiorców i co zmieni się w praktyce.
Krajowy System e-Faktur (KSeF)
to system Ministerstwa Finansów służący do wystawiania i odbierania tzw. faktur ustrukturyzowanych. To znaczy, że faktura ma jeden, standardowy format, dzięki czemu system może ją automatycznie odczytać i przetworzyć.
W praktyce zmienia się to, że PDF jest jedynie kopią pomocniczą. Kluczowe jest wystawienie faktury w KSeF i nadanie jej numeru, po którym można ją jednoznacznie zidentyfikować.
Najważniejsze zmiany w pigułce
- Faktury sprzedaży będą wystawiane w KSeF i identyfikowane numerem systemowym.
- Numer KSeF stanie się podstawowym punktem odniesienia w obiegu dokumentów.
- Konieczne będzie uporządkowanie procesu wystawiania, odbioru i przekazywania faktur do księgowości.
Od kiedy i kogo dotyczy KSeF?
Obowiązek korzystania z systemu obejmie zdecydowaną większość przedsiębiorców, jednak terminy różnią się w zależności od skali sprzedaży:
- od 1.02.2026 r. – dla największych podatników (gdy przychody w 2024 r. przekroczyły
200 mln zł). - od 1.04.2026 r. – dla większości firm (podatników VAT).
- od 1.01.2027 r. – dla najmniejszych firm (zwolnionych z VAT). Do tego czasu możliwe jest wystawianie faktur poza KSeF, jeśli wartość sprzedaży nie przekroczy 10 tys. zł brutto w miesiącu.
Ważne: Jeśli Twoja firma nie należy do grupy „200 mln+”, przygotowania planuj na kwiecień 2026 r. Pamiętaj jednak, że odbiór faktur w KSeF od dużych dostawców będzie obowiązkowy już
od 1 lutego 2026 r.
KSeF w praktyce: co zmieni się w Twojej firmie?
Wdrożenie KSeF to nie tylko nowy program do faktur – to głęboka zmiana procesów wewnętrznych. Warto zwrócić uwagę na cztery kluczowe obszary:
- Nowy sposób dostarczania dokumentów Zamiast maila z fakturą, oficjalną drogą wymiany dokumentów staje się platforma rządowa. To tam faktura zostaje uznana za doręczoną. Mail nie znika całkowicie – może nadal służyć do przesyłania wizualizacji (PDF) dla kontrahenta, ale będzie ona pełniła jedynie rolę pomocniczą, a nie status oficjalnego dokumentu księgowego.
- Krytyczne zarządzanie uprawnieniami To jeden z najważniejszych punktów wdrożenia. Musisz precyzyjnie wyznaczyć osoby odpowiedzialne za wystawianie i odbiór faktur w systemie. Brak nadanych uprawnień lub brak dostępu w kluczowym momencie (np. gdy jedyna osoba z podpisem kwalifikowanym przebywa na urlopie) może realnie sparaliżować sprzedaż lub procesy płatności w Twojej firmie.
- Weryfikacja narzędzi i integracji Twój obecny program do fakturowania lub system sprzedażowy musi zostać zintegrowany z bramką Ministerstwa Finansów. Warto sprawdzić już teraz, czy Twój dostawca oprogramowania jest gotowy na te zmiany i czy proces przesyłania danych będzie płynny.
- Uporządkowanie wewnętrznego obiegu KSeF wymusza dyscyplinę. Konieczne jest ustalenie sztywnych zasad: kto wystawia dokumenty, kto je zatwierdza merytorycznie po odbiorze z systemu oraz w jakim terminie trafiają one do księgowości. Dobrze zaplanowany obieg to brak chaosu w rozliczeniach VAT.
Przygotuj się z Optimum Tax
Chcesz wdrożyć KSeF porządnie i bez stresu? Skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci dopasować procesy i przygotujemy Twoją firmę na nadchodzące zmiany.
